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DSGVO: So vermeiden Sie böse Überraschungen, wenn es um Fotos geht
Vielleicht waren Sie bei der Einführung der neuen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ebenso irritiert und verärgert wie ich. Wieder eine bürokratische Hürde mehr, die uns als Betreuungskräften die Arbeit erschwert und die Bewohner wertvolle Betreuungszeit kostet. Vor lauter Paragrafen weiß man manchmal gar nicht mehr, was eigentlich noch erlaubt ist und was nicht. Umso wichtiger sind diese rechtlich geprüften Praxistipps, die Ihnen helfen werden, in Sachen Fotoeinwilligung und Veröffentlichungen wieder einen Überblick zu erlangen. Denn gerade der Umgang mit Fotomaterial ist sensibel und die Auflagen zur Veröffentlichung wurden verschärft.
Mit diesen Hinweisen sind Sie auf der sicheren Seite
Fotoeinwilligungen gab es auch schon vor der DSGVO. Mir waren bis dahin nur sehr pauschal formulierte bekannt, die ganz allgemein die Verwendung von Fotos genehmigen und ermöglichen sollten. Da war es einerseits manchmal schwer, ein Einverständnis zu bekommen, weil alle Rechte gesammelt abgetreten wurden. Andererseits war es weniger Arbeit als jetzt: Die schlechte Nachricht ist, dass Sie nun für jedes einzelne Foto, welches Sie veröffentlichen wollen, eine eigene Genehmigung benötigen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, zu überprüfen, ob Sie bereits alle wichtigen Aspekte berücksichtigen, und gibt vielleicht auch an der einen oder anderen Stelle Entwarnung – denn nicht für jedes Foto benötigen Sie eine schriftliche Einwilligung.
Diese Aspekte sollten Sie in Bezug auf Fotoaufnahmen und Veröffentlichungen beachten
Fotografieren
Sie vergewissern sich bei Nahaufnahmen und Fotos von Kleingruppen vor der Aufnahme mündlich, ob die Personen einverstanden sind, dass sie fotografiert werden. Dies gilt, wenn eine Person in die Kamera blickt und identifizierbar ist.
Sie fotografieren nur mit dienstlichen Fotoapparaten oder Diensthandys. Private Endgeräte sind nicht gestattet.
Sie fotografieren nur, wenn es nötig und sinnvoll für Ihre Arbeit oder für die Öffentlichkeitsarbeit Ihrer Einrichtung ist.
Sie fotografieren keine Kinder, da hier besonders scharfe gesetzliche Vorgaben gelten. Auch wenn die Eltern bei der Kita oder Schule eine Einwilligung unterschreiben, gilt diese nicht für Sie als Einrichtung und Ihre Veröffentlichungen, sondern nur für Veröffentlichungen der Kita oder Schule.
Sie fotografieren niemanden in sehr persönlichen oder unvorteilhaften Situationen (Faustregel: Sie stellen sich vor, welche Bilder Sie von sich selbst veröffentlicht wissen wollen).
Sie löschen alle Fotos, die nicht veröffentlicht werden sollen, möglichst sofort noch auf der Kamera, bevor Sie die Bilder auf Ihrem PC hochladen.
Sie speichern Bilder nur solange, wie es für Ihre Verwendung unbedingt nötig ist.
Nach dem Löschen der Bilder vernichten Sie auch die Einverständniserklärungen.
Veröffentlichen
Sie legen 1–2 Personen fest, die Fotos auf Ihre Homepage und/oder Facebook-Präsenz hochladen dürfen. So verhindern Sie unkontrolliertes Hochladen von Bildern.
Sie holen das schriftliche Einverständnis für jedes einzelne Bild und jeden einzelnen Anlass ein. Hinweis: Pauschale Einwilligungen sind nicht rechtskräftig.
Sie beachten folgende Ausnahmen:
Ein Foto kann ohne schriftliche Einwilligung veröffentlicht werden
- als Aushang im Wohnbereich oder in der Hauszeitung, wenn der/die Betroffene nur als Teil einer größeren Gruppe (Faustregel: mehr als 10 Personen) abgebildet ist oder bei einem lokal bedeutsamen Ereignis (z. B. Sommerfest des Hauses, Ausflug, Türbeschilderung zur Orientierung, Kondolenzbuch) fotografiert wurde.
- im Internet (Homepage, Facebook oder online gestellte Haus-Zeitschrift), wenn der/die Betroffene nicht ohne Weiteres persönlich erkennbar ist (also z. B. von hinten abgebildet wurde).
In allen anderen Fällen der Veröffentlichung holen Sie das schriftliche Einverständnis ein!
Auswertung: Am besten gehen Sie die Checkliste bei Bedarf mit Ihrem Vorgesetzten und dann zusammen im Team durch. Jeder, der Fotos von Bewohnern macht, sollte die Grundlagen kennen und beachten. Zuständigkeiten beim Einholen der Einwilligungen, Vervielfältigung von Bildern und Veröffentlichungen von Fotos sollten klar geregelt werden. Haken Sie die Punkte nacheinander ab, während Sie sie durchgehen. Nicht abgehakte Punkte klären Sie.
Dieses Einwilligungsformular ermöglicht rechtskonforme Veröffentlichung
Falls Sie noch kein eigenes Formular zur Einwilligung der Verwendung und Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen haben, können Sie dieses vorgefertigte Muster nutzen. Wenn Sie bereits ein Formular einsetzen, können Sie prüfen, ob es bereits rechtssicher ist. Da keine pauschalen Formulare mehr genutzt werden können, liegt die Verantwortung des Einholens der Einwilligungen in vielen Einrichtungen nun vollständig bei der Sozialen Betreuung.
Das vorliegende Formular können Sie auch direkt kopieren und mit den Daten Ihrer Einrichtung füllen. Streichen Sie dabei vorher mit einem weißen Korrektur-Roller Nichtzutreffendes, falls z. B. Ihre Hauszeitschrift nicht auf Ihrer Homepage veröffentlicht wird.
Nicht für jedes gemachte Foto benötigen Sie eine Einwilligung
Mein Praxis-Tipp für Sie: Prüfen Sie im Anschluss an eine Veranstaltung wie etwa einen Ausflug, die Weihnachtsfeier usw. die gemachten Fotos. Wählen Sie dann einige wenige aus, die Sie veröffentlichen wollen, und holen Sie sich dann gezielt nur für diese Bilder die schriftliche Genehmigung. Pauschal jedem Teilnehmer einen Einwilligungsbogen auszuhändigen, ist sehr aufwendig, unnötige Arbeit und für die Bewohner sicherlich auch eine unnötige Belastung und Irritation.
Die DSGVO auf einen Blick
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Dadurch soll der Schutz dieser Daten innerhalb der EU sichergestellt und der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.
