Infoabend für Angehörige: So präsentieren Sie erfolgreich Ihre Arbeit | SoBeO

Infoabend für Angehörige: So präsentieren Sie erfolgreich Ihre Arbeit

Infoabende verlaufen in den meisten Fällen sehr unterschiedlich. Mal reiben sich die Angehörigen an brisanten Themen und ein anderes Mal ist es eher langweilig, weil es nichts Konkretes zu besprechen gibt. Erfahren Sie hier, wie Sie einen solchen Abend interessant und abwechslungsreich gestalten können. 

So können Sie Angehörigen zeigen, was Sie leisten

Das Wichtigste an einem Infoabend für Angehörige sind die Themen. Sobald Sie diese festgelegt haben, überlegen Sie sich als Team, wie Sie sie vorstellen möchten. Hat etwa ein Mitarbeiter an einem „Fit für 100“-Kurs teilgenommen und eine neue Sportgruppe ins Leben gerufen, können Sie darüber auf unterschiedliche Arten berichten: Sie können eine PowerPoint-Präsentation zum Kurs „Fit für 100“ auflegen und den Zweck der neuen Gruppe erklären, Sie können Fotos der Gruppe zeigen, ein Video präsentieren oder die Angehörigen auffordern, mit Ihnen gemeinsam eine kurze Übungseinheit durchzuführen. Natürlich ist es möglich, auch alle 4 Wege miteinander zu vermischen und von jedem etwas zu machen. Das liegt daran, wie viel Zeit Sie für einen Infoabend einplanen. Egal, wofür Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Sie Ihre Themen unterbringen, die wichtigsten Botschaften loswerden und die Angehörigen sich nicht langweilen. 

So machen Sie Ihre Arbeit für Angehörige transparent und lebendig

Sie machen zum ersten Mal einen Angehörigenabend, bei dem Sie die Arbeit der Betreuung vorstellen? Dann bietet es sich an, mit unterschiedlichen Fotos zu arbeiten, um Ihren Arbeitsalltag darzustellen.

Dafür fertigen Sie im Vorfeld einige Fotos von Bewohnern, deren Angehörige sich zum Infoabend angemeldet haben. Die Bilder zeigen die Bewohner und die Betreuungskräfte zu verschiedenen Tageszeiten bei unterschiedlichen Aktivitäten. Die Angehörigen sollen später in kleinen Gruppen die Bilder so in eine Reihenfolge bringen, dass man den Tagesablauf der Senioren und der Mitarbeiter erkennen kann. Sie beginnen den Tag mit einer kurzen Besprechungsrunde? Fotografieren Sie sich dabei. Sie unterstützen eine kleine Bewohner-Gruppe beim Frühstück? Fotografieren Sie diese ebenfalls. Was machen Sie danach? Vielleicht bieten Sie Gymnastik an, eine Leserunde, Gedächtnistraining oder Sie machen eine Einkaufsfahrt? Überlegen Sie, was Sie mittags machen, wann Sie Pause haben, ob Sie mittags eine Übergabe durchführen und wie das Programm am Nachmittag und am Abend aussieht. Fotografieren Sie alle Arbeitsschritte von 2–3 Tagen und legen Sie diese zusammen. Je nachdem, wie viele Angehörige kommen, erstellen Sie genug Bilder für 1–3 kleine Gruppen mit jeweils 5–10 Angehörigen.

Am Infoabend geben Sie diese aus und bitten die Teilnehmer, die Bilder in die richtige Reihenfolge zu bringen. Diese werden erstaunt sein, was Sie alles anbieten und wo Sie als Betreuungskräfte überall involviert sind. So bekommen die Angehörigen einen Eindruck davon, wie die Bewohner beschäftigt werden und was die Betreuung eigentlich alles leistet. Lösen Sie falsche gelegte Bilder auf und erklären Sie etwas zu einzelnen Fotos. Erzählen Sie auch z. B. über Ihre Lieblingsaktivitäten und geben Sie lustige Erlebnisse aus den verschiedenen Gruppen- und Einzelangeboten wieder. Das sorgt für eine gute Stimmung und macht Ihre Arbeit transparent. 

Machen Sie den Angehörigen Ihre Pläne schmackhaft

Sie möchten in diesem Jahr einen Ausflug mit einem Schiff machen oder eine Tagesfahrt in den Zoo oder zu einem Konzert? Dann erzählen Sie davon und lassen Sie die Angehörigen in kleinen Gruppen Packlisten schreiben. Sie werden staunen, woran die Angehörigen denken, und diese werden umgekehrt überrascht sein, woran Sie bei solchen Angeboten alles denken müssen. Das schafft gegenseitiges Verständnis und kann viel Spaß machen. Bei neuen Aktivitäten würde ich die Angehörigen diese immer selbst ausprobieren lassen. Dabei ist es egal, ob Sie ein Bewegungsangebot oder etwas Kreatives durchführen wollen. Sie können an einem Angehörigenabend auch Bilder herstellen, basteln, singen oder Sport treiben. Das bleibt den Angehörigen auf jeden Fall in Erinnerung und Sie haben die Möglichkeit, sich einmal ganz anders zu begegnen als im Alltag. 

Themenabende können auch überzeugen

Wenn Sie nur wenig Zeit haben, nicht der Typ sind, der mit Angehörigen rumalbert, oder vielleicht eine schwierige Klientel haben, ist es natürlich auch möglich, an einem solchen Abend ganz sachlich Informationen weiterzugeben. Sie können Handzettel mit den wichtigsten Terminen verteilen oder über Veränderungen und Zukunftspläne berichten. Selbstverständlich können Sie Infoabende auch als Schulungsabende nutzen und etwas zu Themen wie „Demenz“, „Sturzprophylaxe“ oder „Ergotherapie“ anbieten. Ein Tipp: Meiner Erfahrung nach bleibt bei den Angehörigen mehr Information hängen, wenn sie persönlich involviert sind und es kein reiner Vortrag ist. Machen Sie sich doch einmal im Team Gedanken darüber, wie Sie auch sachliche Informationen ansprechend weitergeben können. 

Schritt für Schritt zum gelungenen Angehörigenabend

Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Planung des nächsten Angehörigenabends:

1. SchrittTermin vereinbaren
Sprechen Sie gemeinsam mit Ihrer Einrichtungsleitung einen Termin ab. Achten Sie darauf, dass Sie ausreichend Vorbereitungszeit haben (mindestens 4-6 Wochen). Sprechen Sie auch über den zeitlichen Rahmen der Veranstaltung, sodass Sie vor der weiteren Planung das Datum, die Uhrzeiten und die Räumlichkeiten kennen und berücksichtigen können. 
2. SchrittInhalte besprechen
Nachdem Sie das Datum und den zeitlichen Rahmen festgelegt haben, ist es wichtig, die Inhalte des Infoabends mit allen Beteiligten zu besprechen. Für Sie ist dabei elementar, zu wissen, ob Sie nur einen kleinen Teil der Veranstaltung inhaltlich gestalten sollen oder ob es sich bei dem Abend um eine Vorstellung Ihrer Arbeit als Betreuungsteam handelt.

Sind 2 Stunden für den Infoabend angesetzt und es gibt noch andere Themen auf der Tagesordnung, schränkt sich Ihre Zeit deutlich ein. Geht es bei dem Abend nur um die Vorstellung Ihrer Arbeit als Betreuungsteam, brauchen Sie viel Programm, um 2 Stunden zu füllen.
3. SchrittThemen festlegen
Besprechen Sie im Team, worüber Sie aktuell gern mit den Angehörigen sprechen möchten. Gibt es neue Angebote, ein neues Teammitglied, Projekte mit verschiedenen Kooperationspartnern oder etwas anderes? Haben Sie nur ein Thema oder mehrere? 
4. SchrittPräsentation der Themen ausarbeiten
Dieser Schritt ist der wichtigste, denn die Art und Weise, wie Sie Ihre Themen präsentieren möchten, bestimmt sowohl den zeitlichen als auch den finanziellen Rahmen der Veranstaltung und der vorher erforderlichen Planung. 

Je nachdem, was Sie sich vorstellen, brauchen Sie Vorbereitungszeit und Hilfsmittel. Für Fotos benötigen Sie eine Kamera und die Möglichkeit, die Bilder auszudrucken. Wenn Sie ein Video zeigen möchten, benötigen Sie ebenfalls eine Kamera oder ein Handy sowie die Option, den Film mit einem Beamer und Lautsprechern zu zeigen. Für kreative Ideen brauchen Sie gegebenenfalls ausreichend Farbe, Papier, Scheren, Leinwände oder andere Materialien, die Sie eventuell noch besorgen müssen.

Seien Sie bei dieser Planung kreativ, vergessen Sie aber die Zeit nicht. Spielen Sie den Abend im Vorfeld einmal durch und überlegen Sie sich, wie lange die einzelnen Themen bzw. Präsentationen dauern. Planen Sie lieber mehr und lassen am Ende etwas weg, als nach einer Stunde fertig zu sein. 
5. SchrittEinladungen verschicken
Verschicken Sie die Einladungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin mit einem Anmeldezettel, der bis 2 Wochen vor der Veranstaltung abgegeben werden kann. Es bietet sich an, Einladungen mit den Rechnungen zu verschicken. So sparen Sie Porto und können gut planen. 
6. SchrittAblaufplan des Infoabends erstellen
Planen Sie, wie lange die einzelnen Punkte auf der Tagesordnung dauern, um einen Überblick zu haben. 
7. SchrittEssen und Getränke für den Abend bestellen
Organisieren Sie frühzeitig die Bestellung von Häppchen und Getränken. Belegte Brötchen und etwas Salat sind gut für zwischendurch. 
8. SchrittDen Raum vorbereiten
Sorgen Sie für ausreichend Platz und ein ansprechendes Ambiente. Stellen Sie gegebenenfalls Tische und Stühle auf, bereiten Sie einen Platz für Speisen und Getränke vor und organisieren Sie alle Materialien, die Sie während des Infoabends benötigen. Falls Sie diese einsetzen, testen Sie technische Geräte vor der Veranstaltung. 
9. SchrittDer Infoabend
Begrüßen Sie die Angehörigen und haben Sie viel Freude beim gegenseitigen Austausch. Bestimmen Sie einen Zeitwächter, der sich am Ablaufplan orientiert und Ihnen signalisieren kann, wann Sie die Zeit eventuell überschritten haben. 
10. SchrittReflexion im Team
Besprechen Sie den Infoabend gemeinsam im Team. Hat alles gut geklappt? Würden Sie beim nächsten Mal etwas anders machen? Haben Sie ein Feedback von den Angehörigen erhalten?

Notieren Sie sich das Ergebnis des Reflexionsgesprächs, damit Sie beim nächsten Infoabend noch wissen, worauf Sie achten wollten, was gut lief und was nicht. Das erspart Ihnen Zeit bei der Planung des kommenden Abends. 

Mein Tipp: Bevor Sie einen Infoabend planen, bei dem es um das Betreuungsangebot gehen soll, achten Sie darauf, dass es keine aktuellen Krisenthemen gibt, die während Ihrer Veranstaltung aufkommen könnten, aber in einen anderen Rahmen gehören. Krisenthemen und Beschwerden sind Chefsache. Lassen Sie diese nicht zu Ihren Themen werden. Planen Sie dann lieber 2 Angehörigenabende.